Der Tod stellt ein äußerst sensibles Thema dar. Aus diesem Grund fällt es vielen Menschen oftmals nicht leicht, in einem Kondolenzschreiben, die richtigen Worte zu finden, um sein Beileid zum Ausdruck zu bringen. Ein solches Schreiben sollte möglichst individuell auf den Verstorbenen und seine Hinterbliebenen abgestimmt werden. Für jeden Menschen, der eine nahestehende Person verloren hat, ist es tröstlich zu wissen, dass man an ihn denkt und mitfühlt.
Es gibt zwar keine allgemeingültige Anleitung für ein Kondolenzschreiben, allerdings gibt es einige Tipps, die helfen können, die passenden Sätze zu finden. Ein Kondolenzschreiben sollte einerseits Trost über den Verlust eines geliebten Menschen, andererseits aber auch Kraft und Hoffnung spenden. Hilfreich ist es, wenn sich der Verfasser in die Situation der Hinterbliebenen hineinversetzen kann. Religiöse Zitate sind nur dann angebracht, wenn entweder der Verfasser sich damit identifiziert oder wenn der Verstorbene selbst auch einen persönlichen Bezug dazu hatte.
Wer ein Kondolenzschreiben verfassen möchte, sollte bedenken, dass die Hinterbliebenen Trauerkarten und Beileidsbriefe in großer Zahl erhalten. Ein individuell verfasstes Kondolenzschreiben signalisiert daher, dass man sich die Zeit genommen hat, den Verstorbenen mit eigenen Worten zu ehren. Diese besondere Geste wird von den Angehörigen dankbar wahrgenommen. Überlanger Formulierungen bedarf es dann nicht mehr. Die Wortwahl in einem Kondolenzschreiben sollte so zurückhaltend wie möglich sein. Gerade übertriebene Äußerungen bringen die Hinterbliebenen nicht nur in Verlegenheit, sie können auch noch zusätzlich belasten.
Nach einer kurzen Einleitung, in der beschrieben werden kann, wie man vom Tod erfahren hat, folgt der Teil des Kondolenzschreibens, in dem man gemeinsame schöne Erlebnisse mit dem Verstorbenen einbringen kann. Den besonderen Trost in einem Kondolenzschreiben spenden aufmunternde Worte, bei denen man den Angehörigen in den schweren Stunden nach dem Trauerfall seine Unterstützung anbietet. Die Grußformel bildet den Abschluss des Kondolenzschreibens. Je nachdem, in welchem Verhältnis man zu den Hinterbliebenen steht, kann dieses sachlicher („meine aufrichtige Anteilnahme“) oder persönlicher („mit meinen Gedanken bin ich bei dir“) ausfallen.